事業承継のため請求業務の仕組み化に挑戦
現金や振込の手間をなくし業務改革を実現

現金や振込での代金回収が負担に
事業承継のため、請求業務の改革に挑戦

導入前はどのような問題、課題を感じていましたか

当社はお風呂やトイレなどの水回り機器のリフォームやメンテナンスなどを提供しています。そのうちの9割が50万円以下の請求で、月60件ほどあります。代金の回収は主に現金や振込で行っていました。

以前から、現金の取り扱いは手間がかかり、紛失や数え間違いのリスクもあるので、なくしたいと思っていました。しかし、昔からの習慣や、車で銀行に行けないため集金に来てほしいという高齢のお客様のご要望に応えて、現金のお支払いにも対応していました。リフォームの代金は数十万にもなるので、数え間違いがないよう、店頭で預かった現金をもう一度経理が数え直して銀行に振込に行く、二重の手間が発生していました。また、作業員が集金に行く場合は、現金を預かったあと、次の現場に行く前に会社に寄って入金するという、本来不必要な移動の時間や交通費がかかっていました。

振込の場合には、毎月60〜80件ある請求の請求書発行や入金確認を基本的には社員１名で対応しており、多大な労力と時間がかかっていました。未入金のお客様に連絡をしたり、時にはご自宅に訪問をしたりすることは他の業務を圧迫し、心理的なストレスにもなっていました。

地方では少子高齢化や若者の流出などの影響で働き手が減少し、人材の採用が難しい現状があります。そのような状況下で、特に当社のような少人数で業務を行う会社は業務効率化が不可欠だと考えていました。そのため請求業務を誰もが回せる状態にして、パートタイマーさんにお任せしたいと思いアウトソースを検討しました。また、当社では後継者に会社を引き渡すための準備として、誰かの属人化した知識や経験に頼ることなく業務を仕組み化することが大きな課題でした。とにかく何かをやってみないと状況は変わらないと考え、請求業務の改革に挑戦することにしました。

大手の導入実績で安心、与信が手軽
コンビニ支払いでお客様の利便性向上へ

導入の決め手を教えてください

HPを見て、メンテナンス系の大手事業者などの有名企業の導入実績が多かったので、サービス品質に安心感を抱きました。また、今までは難しかった世代が代わってきた既存客や新規顧客の与信が住所・氏名・電話番号だけで簡単にWEB上で実施できて、未回収保証により未入金のリスクにも備えられることが魅力でした。

そして、コンビニ支払いができることでお客様の利便性が上がると考えました。最近はネットで買い物をしてコンビニ支払いをすることが一般的になっていますし、実際にNPの請求書で支払いをしたことがあるというお客様もいらっしゃいました。当社のお客様は高齢の方がほとんどですが、NP後払いでの支払いをお願いすると意外にもすんなりとご理解いただくことができました。また、当社が休みの時でもコンビニで支払えるから助かる、というお声もいただくようになりました。支払いのためにお客様と顔を合わせる機会が少なくなるのを不安に思う企業さんもいるとは思いますが、時代の流れとして多くのお客様がコンビニ払いに慣れてきているので、不安視しすぎなくても良いと思います。

現金集金をなくし、請求業務を大幅削減
誰もが対応できる業務の仕組み化を実現

導入後の効果について教えてください

個人向けの請求はほぼ100％NPにお任せすることで、現金集金にかかっていた時間やコストがなくなり、紛失や数え間違いのリスクもなくなりました。作業員が集金や未入金を気にしなくて良くなったことで、営業や施工などの通常業務に時間をかけられるようになりました。

また、請求書発行業務や未入金時の対応の時間を大幅に削減することができ、業務効率化につながりました。これまでは社員が対応しなければいけなかった業務を「NP後払いair」で仕組み化したことでパートタイマーさんにも対応いただけるようになったので、社員は他の業務に専念できるようになりました。最初の数件～十数件の利用からすぐに業務効率化の効果を実感でき、「NP後払いair」の使い方は３か月もすれば全員が慣れて問題なく利用できるようになりました。

今後さらに人材不足が進む中でも、会社を継続させ、しっかりと次の世代に引き継いでいくためには、誰もが同じ作業をして一定品質のサービスを提供できる体制を確立しないといけません。会社が生き残っていくために、「NP後払いair」のようなツールを使い業務改革をすることは必要不可欠です。おかげで、住宅関連の業界が厳しい中でも多くのお客様からご依頼いただきサービスを提供し続けることができています。

地域密着の中小企業こそ効果を実感
業務効率化で事業を継続し、地域貢献を目指す

他の企業におすすめしたい点や今後の展望について教えてください 

中小企業にとって、代金回収や請求を少ない人数で行うことはかなりの負担になると思います。請求の手間やお客様とのコミュニケーションをNPにお願いすることによって、通常業務に専念する時間が増えるのが良い点です。地域密着でサービスを提供している企業ほど、普段顔を合わせるお客さんに代金の支払いを強く要求するのが難しい場合もあるかと思うので、NPに回収まで全てお任せするのはとても良い手段だと思います。

今後も、ローカルエリアのリフォーム会社として、「NP後払いair」導入のような業務効率化やサービスのあり方を模索し続け、利益拡大を図るとともに、世代が代わったとしても地域の皆様から安心してリフォームを任せていただける会社であり続けたいと思います。